LA GUÍA DE DESPACHO

¿En qué casos es obligatorio emitir guías de despacho?

Cuando los vendedores postergan la emisión de la factura y cuando disponen el traslado de bienes corporales muebles.
Entonces son dos situaciones:

a) En una venta
b) Por traslado de bienes, que no implican venta.

Timbraje y numeración de las Guías de despacho.

Las guías de despacho deben ser timbradas por el SII y tienen una numeración única nacional.
Tienen fecha de vigencia igual que en las facturas.

EJEMPLARES Y DESTINO

Original : Se entrega a quien retira el bien para su traslado.
Duplicado : Lo conserva el emisor. Si corresponde, deberá facturar.
Triplicado : También se entrega a quien retira el bien. Es el control tributario.
Cuadruplicado: Cobro ejecutivo: lo conserva el emisor, salvo en el caso de que la venta sea al contado.

DATOS IMPRESOS

Debe decir “Guía de despacho” 
Nombre o razón social del emisor.
Número de Rut.
Domicilio de la casa matriz y sucursales.
Comuna o nombre del lugar.
Giro del negocio.
Teléfono y casilla, si corresponde.
Numeración correlativa única.

DATOS QUE DEBEN SER LLENADOS:

- Identificación del comprador o destinatario de los bienes, con el nombre o razón social, Rut, giro, comuna y teléfono.
- Fecha de emisión de la guía, que debe coincidir con el inicio del traslado. (muy importante, no se pueden trasladar bienes con guías antiguas.)
- Detalle de las especies, indicando número de unidades, peso o volumen si corresponde, su nombre y/o características y su valor unitario.

¿Se debe emitir una guía de despacho por el traslado de mercaderías entre la casa matriz y las sucursales o entre sucursales?.

Si, se trata de un traslado de mercaderías que no es venta. En la guía debe quedar claro el motivo del traslado.

¿Qué pasa si no se factura una guía dentro del plazo legal? (5 primeros días del mes siguiente)

La sanción es la misma a no haber emitido la factura.

(multa del 50% al 500% del monto de la operación, con un mínimo de 2 UTM y un máximo de 40 UTA).

FECHA DE VIGENCIA.

La guía de despacho, igual que la factura, tienen un lapso de tiempo determinado para su emisión y corresponde hasta el 31-12 del año siguiente al de su timbraje.

Recomendaciones de uso de una chequera

•Cuando retire su talonario de cheques, verifique el número de su cuenta corriente, la cantidad y orden numérico, e impresión de los mismos.
•En caso de alguna observación o reclamo, hágala de inmediato al funcionario que le está haciendo entrega del talonario de cheques.
•Mantenga su talonario en un lugar seguro a fin de evitar robos o extravío. Escriba personalmente con claridad la cantidad en letras y números.
•Para escribir los cheques utilice preferentemente lápiz a pasta, de manera de evitar que el cheque pueda ser alterado. No use tinta gel, la cual es fácilmente lavable.
•No deje margen en blanco donde se pueda anteponer otra cifra o palabra. Trate de extender sus cheques en forma nominativa y cruzada.
•En caso de pérdida o sustracción de un cheque o del talonario, es su responsabilidad dar aviso al banco, por escrito y en forma inmediata, a fin de prevenir posibles perjuicios.

Personas que intervienen en el giro de un cheque.

El Girador o Librador: es la persona que gira un cheque contra la sucursal del Banco donde tiene su cuenta corriente, ordenando su pago al firmar en el ángulo inferior derecho.

El Librado o Girado: es la sucursal del Banco contra la cual se gira el documento.

Beneficiario: es la persona a cuyo nombre se extiende el documento.

Tipos de Cheques

Al Portador: es un cheque que no tiene borrada ninguna expresión contenida en él, puede circular libremente, es transferible por la simple entrega, no necesita endoso.

A la Orden: es un cheque que tiene borradas solamente las palabras “o al portador”. El documento se transforma en endosable y, al ser endosable, se puede transferir el dominio.

Nominativo: es un cheque que tiene borradas conjuntamente las palabras “a la orden de” y “o al portador”. Esto significa que sólo puede ser cobrado por la persona a cuyo nombre está girado.

Cruzado: es un cheque al cual se le trazan dos líneas paralelas y transversales sobre él, con lo cual puede ser cobrado solamente a través de un banco mediante un depósito en una cuenta corriente, cuenta vista o cuenta de ahorro.

Cruzado Especial: es un cheque al cual se le incorpora dentro de las líneas paralelas y transversales que indican el cruce el nombre de un banco, al cual debe presentarse el documento.

¿Qué son los Cheques?

Primeramente debemos saber qué es una cuenta corriente bancaria:

Es un contrato entre un banco y una persona en virtud del cual el banco se obliga a cumplir sus órdenes de pago - cheques o giros por tarjeta - hasta la concurrencia de las cantidades de dinero que hubiese depositado la persona en ella o del crédito que se haya estipulado.

Con lo anterior, nos acercamos a su definición:

Es una orden escrita y girada contra un banco para que este pague, a su presentación, todo o parte de los fondos que el cuentacorrentista pueda disponer en efectivo o en crédito en la cuenta corriente.